Poprawę komunikatywności na linii klient – urząd, usprawnienie i skrócenie terminu załatwiania spraw chcemy uzyskać dzięki wprowadzeniu tzw. kart usług i formularzy wniosków,które dostępne są już w tutejszym Urzędzie.

Co się mieści pod pojęciem usługi?

Przez usługę należy rozumieć wszystkie zdarzenia mające miejsce w Urzędzie Miasta i Gminy, których odbiorcą są osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne, zwane potocznie klientami/petentami, a zdarzenia te kończą się wyrażeniem przez burmistrza stanowiska w danej sprawie np. wydanie decyzji administracyjnej, postanowienia, zezwolenia, zaświadczenia, zgody, itp.

Czym jest karta usługi?

Jest to forma zestawienia najistotniejszych informacji towarzyszących załatwieniu konkretnej sprawy w Urzędzie. Znajdują się tu następujące dane:

• pełna, poprawna nazwa usługi,
• przepisy prawa, będące podstawą do świadczenia przez Urząd danej usługi,
• wskazanie miejsca załatwienia sprawy w Urzędzie – nazwa Wydziału, który prowadzi dane sprawy i jego lokalizacja w Urzędzie (podanie piętra i numeru pokoju), numer telefonu do pracownika realizującego usługę oraz godziny, w których usługę można załatwić (jeśli są inne niż godziny otwarcia Urzędu),
• wymagane dokumenty jakie należy przedłożyć, bądź okazać w celu załatwienia sprawy wraz z podaniem formy ich przedkładania: oryginał, kserokopia, kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem; do wglądu (okazania się),
• informacja o rodzaju opłat (np. skarbowa, administracyjna) i ich wysokości jakie należy uiścić i w jakiej formie np. w znakach opłaty skarbowej, na konto gminy oraz terminu jej wymagania,
• orientacyjny termin załatwienia sprawy,
• informacja o ewentualnym trybie odwoławczym i terminach na wniesienie (odwołania, zażalenia, czy skargi).

Do wielu kart usług opracowane zostały i dołączone są formularze wniosków. Zawierają one szczegółową instrukcję wypełniania określając jakie informacje wnioskodawca winien podać i jakie dodatkowo dokumenty winien załączyć do wniosku.

Wypełnienie formularza wniosku i złożenie go w Urzędzie rozpoczyna procedurę załatwienia sprawy.

Zarówno karty usług, jak i formularze wniosków pozostają w stałej dostępności w Punkcie Obsługi Mieszkańca (parter, pokój nr 16) oraz dodatkowo, w każdym Wydziale prowadzącym danego rodzaju sprawy, a także są dostępne na stronie internetowej www.bip.umig-scinawa.dolnyslask.pl.

W internecie usługi pogrupowane są tematycznie pod następującymi hasłami (w nawiasach podane zostały przykładowe usługi kryjące się pod danym hasłem):

• OŚWIATA (stypendium szkolne, zasiłek socjalny, zawiadomienie o spełnianiu obowiązku szkolnego),
• DROGI (lokalizacja zjazdu, zezwolenie na zajęcie pasa drogowego),
• TRANSPORT (zezwolenie na wykonywanie przewozu osób, korzystanie z przystanków autobusowych),
• DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA (wpis/wykreślenie do/z ewidencji działalności gospodarczej, zmiana wpisu),
• DOWODY OSOBISTE,
• MELDUNKI (zameldowanie, wymeldowanie),
• GOSPODARKA GRUNTAMI I LOKALAMI (sprzedaż, dzierżawa, najem, zaświadczenia o nadaniu numeru porządkowego nieruchomości),
• PLANOWANIE PRZESTRZENNE (wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania, zmiana przeznaczenia działki),
• PODATKI (deklaracje podatkowe, umorzenia, ulgi, odroczenia terminów płatności, zaświadczenia w sprawach podatkowych),
• ROLNICTWO (zaświadczenia o osobistym prowadzeniu gospodarstwa, o pracy w gospodarstwie, o posiadaniu gospodarstwa),
• OCHRONA ŚRODOWISKA (decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach),
• ODPADY (zezwolenie na świadczenie usług w zakresie zbierania i transportu odpadów komunalnych, zezwolenie na świadczenie usług w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych),
• WYCINKA DRZEW (zezwolenia na wycinkę drzew i krzewów),
• IMPREZY MASOWE, ZGROMADZENIA (zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, zbiórki publicznej),
• INFORMACJA PUBLICZNA (udostępnianie informacji publicznej),
• POŚWIADCZENIA NA DOKUMENTACH (zgodność kopii z oryginałem, własnoręczność podpisu),
• POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY (uznanie żołnierza, poborowego za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, za samotnego, wypłata świadczenia rekompensującego okres odbytych ćwiczeń),
• USC (akty urodzenia, ślubu, zgonu i ich odtwarzanie, uznanie dziecka, zmiana imienia i nazwiska, testament),
• ZABYTKI (przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu mającego cechu zabytku),
• WYBORY (wpisanie do rejestru wyborców),
• PSY (zezwolenia na utrzymanie psa rasy uznawanej za agresywną),
• INNE.

Klienci korzystający z opisanych wyżej kart i formularzy mają możliwość wyrażenia swojej opinii i spostrzeżeń nt. zaproponowanej metody usprawnienia świadczenia usług przez tut. Urząd. Każda uwaga będzie dla nas cenna. Zachęcamy zatem do wypełniania na ten cel przygotowanych anonimowych ankiet, które dostępne są w Urzędzie w Punkcie Obsługi Mieszkańca oraz na stronie internetowej www.bip.scinawa.com.pl. Wnioski z analizy przedłożonych nam ankiet posłużą do dalszej poprawy procesu obsługi mieszkańca - klienta.